In elk bedrijf komt het moment dat niemand meer weet welke sleutel waar bij hoort. Op een kantoorpand in de Plaspoelpolder met tien huurders gaat dat sneller dan u denkt.

Waarom het misgaat

Sleutels worden uitgegeven zonder dat iemand het opschrijft, en teruggekregen zonder dat iemand het afvinkt. Na twee jaar hangt er een bak met exemplaren waar niemand nog iets van weet.

  • een vertrekkende medewerker levert wel de pas in, maar niet de sleutel
  • de schoonmaak, de installateur en de beheerder hebben er allemaal een
  • bijgemaakte kopieën staan nergens geregistreerd
  • bij verlies weet niemand welke deuren die sleutel opende

Wilt u het sleutelbeheer opnieuw opzetten?

Wij leggen een sluitplan aan met genummerde sleutels en een sluitkast.

Begin met een plattegrond, niet met een kast

De kast is het sluitstuk, niet het begin. Eerst brengt u in kaart welke deuren er zijn en wie waar moet kunnen komen: de hoofdingang, de verdiepingen, de serverruimte, het archief, de meterkast en de buitenberging. Uit die indeling volgt het sluitplan, waarbij iedere groep zijn eigen sleutel krijgt en de beheerder één sleutel voor alles.

De kast zelf

Kies een model dat aan de muur wordt vastgezet en niet zomaar mee te nemen is, en hang hem niet in de hal of bij de receptie maar in een ruimte die zelf al op slot zit. Gebruik genummerde haken en een lijst waarop staat welk nummer bij welke deur hoort, zonder dat er op de sleutel zelf iets leesbaars hangt. Wie de kast opent, moet weten waar hij moet zijn; wie hem steelt, moet er niets aan hebben.

Uitgifte vastleggen

Noteer bij elke sleutel wie hem heeft, sinds wanneer en voor welke ruimte. Dat hoeft niet ingewikkeld: een eenvoudig overzicht volstaat, mits iemand er verantwoordelijk voor is. Neem de sleutel op in de uitdienstprocedure, naast de laptop en de toegangspas, want dat is precies het punt waar het vaakst iets blijft hangen.

Certificaat en bijmaken

Werkt u met gecertificeerde cilinders, dan kan alleen de houder van het certificaat sleutels laten bijmaken. Berg dat document apart op, niet in de sleutelkast zelf. Raakt er toch een sleutel kwijt, dan vervangt u alleen de cilinders waarop hij paste; met een goed sluitplan is dat één deur in plaats van het hele pand.

Wilt u weten hoe dit in uw gebouw uitpakt? Toets 070 5551268 of bekijk onze pagina over nieuw sluitwerk.